Das 3-Phasen-Modell
Phase 2: Bereinigung des Portefeuilles
Schritt 1): Anbieter-Evaluation
- Auswahl der anzufragenden Versicherungsgesellschaften
Schritt 2): Einholung von Offerten
- Besprechung der vorzunehmenden Änderungen und Massnahmen; allfällige Sofortmassnahmen (Kündigungen, Verkürzung Kündigungsfristen, Deckungszusagen etc.)
- Erstellung Anforderungsprofil für Angebotsvergleiche (Deckungskonzept, Summenermittlung/-festlegung etc.)
- Kontaktaufnahme mit entsprechenden Versicherungsanbietern
- Einholung von Offerten und Durchführung von Ausschreibungen (Erstellung Submissionsdokumentationen); Einhaltung und Erfüllung der geltenden öffentlich-rechtlichen Submissionsverordnungen und GATT-Abkommen (d.h. lückenlose Dokumentation des Submissionsprozesses, Nachweisbarkeit aller relevanten Prozessschritte, Sicherstellung einer transparenten Bewertung der einzelnen Anbieter etc.)
- Beantwortung von Rückfragen der Versicherungsanbieter
Schritt 3): Vergleich und Beurteilung der Offerten
- Prüfung der eingehenden Angebote nach fachlichen und rechnerischen Gesichtspunkten
- Rücksprache mit Anbietern zur Abklärung von Sachfragen, zur Bereinigung von Unklarheiten sowie zur Beurteilung spezieller Positionen und anderer für die Vergabe wesentlicher Faktoren
- Erstellung Zusammenfassung (Offertenauswertungen/-vergleiche) der erhaltenen Angebote: Preise und Leistungen werden einander gegenübergestellt und verglichen, d.h. auf die gleiche Basis gestellt; Erfahrungen im Schadenservice der Anbieter werden mitberücksichtigt; allfällige Spezial- und Zusatzdeckungen werden aufgelistet und bei der Gegenüberstellung berücksichtigt
- Erarbeitung konkreten Schlussfolgerung samt kommentierter Empfehlung
Schritt 4): Besprechung und Entscheidungsfindung
- Präsentation Lösungsangebote und -beurteilung
- Unterstützung und Mithilfe bei der Entscheidfindung (Vergabeentscheid)
- Beschlussfassung des Kunden samt Bestimmung der zukünftigen Versicherungspartner
Schritt 5): Umsetzung
- Kontaktaufnahme mit ausgewählten Versicherungsanbietern zur Implementierung der erarbeiteten Lösung
- Sicherstellung und Kontrolle der Deckungszusagen
- Vorbereitung der Anträge zur Unterschrift
- Kunde unterzeichnet Anträge
- Überwachung und Kontrolle der neuen Verträge
- Erstellung eines neuen überblickbaren und aktualisierten Versicherungsdossiers
- Koordination und Berücksichtigung der vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen
- Implementierung der umgesetzten Lösung (Instruieren der Versicherungsverantwortlichen, Termine setzen etc.)